Бизнес-процессы HR-департамента

Есть расхожая фраза: кадры – основной ресурс компании. Однако на практике автоматизация процессов, которые так или иначе связаны с управлением кадрами, решается в самую последнюю очередь. Прежде всего улучшают основной бизнес-процесс компании, который приносит прибыль. Автоматизируют процессы бухгалтерии, документооборот предприятия. Что касается кадровой работы, она ведется по однажды сложившимся и уже привычным сценариям. Соблюдение порядка поддерживается требованиями к кадровой документации и усилиями самих сотрудников отделов кадров.

Сегодня эта ситуация начала меняться. По статистике запросов и внедрений ELMA BPM, спрос на улучшение HR-процессов увеличился и продолжает расти. Разберемся, почему все больше компаний осознают потребность в оптимизации работы кадровой службы. Выделим основные бизнес-процессы HR-департамента и рассмотрим, какие из них стоит автоматизировать с помощью BPM.

Потребность в автоматизации

В общей структуре компании работа HR-департамента – это группа сервисных бизнес-процессов. Они обеспечивают основной процесс и процессы управления компанией необходимыми ресурсами.

Операционная деятельность компании. Структура бизнес-процессов
Операционная деятельность компании. Структура бизнес-процессов

С точки зрения автоматизации, цели улучшения процессов разных уровней имеют отличия.

Процессы управления отвечают за маневренность компании, чуткость к изменениям условий рынка и развитию бизнеса. Автоматизация основного бизнес-процесса позволяет снизить издержки на каждую транзакцию, увеличить скорость и качество их выполнения, а главное прибыль компании. Цена ошибки при неверной или неотлаженной организации основного процесса велика – потеря заказа, клиента, прибыли. Именно поэтому автоматизацию бизнес-процессов как правило начинают с основного процесса.

Что касается кадровой работы и других обеспечивающих бизнес-процессов (АХО, IT и другие) – это всегда накладной расход. Но цена ошибки здесь не велика. Ресурсы, которые требуются, например, на закрытие вакантной должности, тоже. Для чего вкладываться в автоматизацию?

Дело в том, что самих обеспечивающих процессов и транзакций по каждому из них в компании много. В итоге небольшие потери в процессе при большом количестве транзакций приводят уже к значительным рискам. Выстроенный и автоматизированный обеспечивающий процесс исключает эти потери, что сказывается на эффективности всей компании.

BPM как инструмент автоматизации HR-процессов

На практике компании по-разному подходят к организации работы с кадрами. Самый популярный сегодня инструмент автоматизации – его отсутствие. Обычно кадровые процессы неформализованы или слабоформализованы. Существуют должностные инструкции. Для управления кадрами используют Excel, формируют реестры, издают приказы, служебные записки и т.д.

Среди IT-решений для автоматизации HR можно выделить:

  • Инструменты KPI, ЭДО, 1С для решения отдельных кадровых задач;
  • Коробочные программы и приложения, закрывающие совокупность задач по управлению кадрами;
  • HRM-модули для ERP (расширяют функционал ERP, которая как правило уже есть, если компания достаточно крупная);
  • Полноценные HRM-системы – мощные и дорогие решения;
  • BPM-системы для автоматизации бизнес-процессов, в том числе процессов HR-департамента.

Инструменты автоматизации HR
Инструменты автоматизации HR

Инструментов много. Единого мнения по функционалу HRM-решений не существует. Например, одни инструменты включают расчет зарплаты, другие считают это функционалом ERP. Все инструменты класса HRM подходят к автоматизации кадровой работы по-разному.

ВPM-система не является решением, специализированным для автоматизации HR, однако за счет своих возможностей имеет несколько преимуществ. Во-первых, ВPM позволяет выстраивать автоматизированные процессы кадровой работы так, как необходимо каждой конкретной компании. Моделировать процессы различного уровня детализации, логики построения. При этом гибкость системы позволяет оперативно изменять составляющие этапы и настройки процессов. В итоге информационная система решает конкретные, нужные компании задачи.

Во-вторых, в случае BPM компания использует одну систему для автоматизации и кадровых, и других бизнес-процессов. Ей не нужно расширять ИТ-парк новыми инструментами, что очень удобно для сотрудников. Например, в случае ELMA BPM сотрудники могут запускать любые автоматизированные процессы с помощью одного интерфейса системы.

Пример веб-интерфейса ELMA BPM, в котором сотрудник может выбрать и запустить в работу нужный автоматизированный бизнес-процесс
Пример веб-интерфейса ELMA BPM, в котором сотрудник может выбрать и запустить в работу нужный автоматизированный бизнес-процесс

По опыту ELMA, BPM-систему редко внедряют с целью автоматизировать исключительно кадровые процессы. При этом 3/4 компаний постепенно включают HR в работу системы. Если идет автоматизация финансовой части, подтягиваются подотчетные расходы на командировки. Если это документооборот, появляются кадровые документы, которые также удобно генерировать и отправлять по маршрутам согласования с помощью одной информационной системы. Есть проекты, когда BPM-система интегрируется с имеющимися у компании HR-решениями («Босс-Кадровик», 1С-конфигурации и т.д.). В целом любой проект внедрения так или иначе включает HR-процессы в контур автоматизации.

Структура HR-процессов и примеры автоматизации в BPM

Рассматривая бизнес-процессы HR-департамента, мы не затрагиваем творческую часть работы кадровой службы, которую сложно формализовать как процесс (например, развитие корпоративной культуры, решение конфликтных ситуаций). Мы сконцентрируемся на повторяющихся, довольно рутинных процессах кадровой службы, таких как подбор, прием и увольнение сотрудников, формирование графика отпусков, организация командировок и т.д. Такие процессы очень удобно моделировать и автоматизировать с помощью BPM.

Бизнес-процессы HR-департамента
Бизнес-процессы HR-департамента

В целом HR-департамент любой компании решает три основные задачи – найм персонала, сопровождение работы и увольнение сотрудников. В более крупных компаниях сюда добавляются процессы планирования кадровой политики – сколько людей необходимо предприятию, и когда они потребуются с учетом роста компании. В зону ответственности кадровой службы также входит группа задач по учету кадров/вакансий и кадровому делопроизводству.

Найм персонала

Бизнес-процесс найма персонала можно разбить на несколько составляющих. Это подбор соискателей, который включает формирование заявки на поиск сотрудника, поиск и испытание кандидатов. К процедурам найма относят оформление утвержденного кандидата в штат и последующие процедуры по адаптации и обучению нового сотрудника. Разумеется, автоматизация предполагает возможность мониторинга за текущей работой по процессу.

Совокупность процессов найма персонала
Совокупность процессов найма персонала

BPM позволяет моделировать собственный маршрут найма персонала, включать в него те этапы, которые необходимы. Например, компания может автоматизировать только подачу и согласование заявки на поиск сотрудников по новой вакансии – когда менеджер формирует заявку в веб-интерфейсе системы, затем она автоматически отправляется на согласование руководителю и поступает в кадровую службу. Может включить в процесс процедуры приема кандидата в штат – сотрудники будут параллельно получать задачи по оформлению документов соискателя, организации рабочего места, выдаче доступов в корпоративные ИТ-системы и т.д. В каждой компании один и тот же процесс может иметь значительные различия.

Пример процесса проведения собеседований
Пример процесса проведения собеседований

Пример процесса подбора кандидатов по заявке на вакансию
Пример процесса подбора кандидатов по заявке на вакансию

Работая в системе, сотрудники могут отслеживать, на каком этапе ведется работа по каждому запущенному экземпляру процесса. Например, автор заявки на поиск сотрудника видит, что HR-департамент уже отобрал несколько кандидатов на эту должность, и в данный момент они проходят собеседования.

BPM-система позволяет внести дату и время собеседований в календари специалистов (предварительно им будет отправлена задача подтвердить указанное время встречи), отправить тестовое задание на рассмотрение ответственным сотрудникам. По итогам испытаний руководители оценивают кандидатуру – это позволяет быстро собрать мнения о соискателе и принять объективное решение по трудоустройству.

Собеседование с кандидатом на вакансию вносится в календарь руководителя
Собеседование с кандидатом на вакансию вносится в календарь руководителя

 

Рассмотрение тестового задания, выполненного соискателем (мини-ролик)

Информационное окно для сотрудника HR cо списком актуальных вакансий
Информационное окно для сотрудника HR cо списком актуальных вакансий

Система исключит повторную обработку соискателей из «черного списка», позволит быстро формировать и просматривать банк отложенных ранее кандидатов. Это исключает повторное рассмотрение резюме. Если подходящий специалист уже есть в банке кандидатов, искать человека не потребуется вовсе.

Формирование списка кандидатов на вакансию / банка резюме
Формирование списка кандидатов на вакансию / банка резюме

Создание карточки нового соискателя
Создание карточки нового соискателя

Управление отпусками и периодами отсутствия (отгулы, больничные, опоздания)

Жизнь любого трудового коллектива предусматривает ежегодные оплачиваемые отпуска. Иногда сотрудники вынуждены отсутствовать на рабочем месте вне запланированного периода. Специалист может заболеть, задержаться в пробке – непредвиденные обстоятельства, которые могут случиться в каждым, не должны влиять на рабочий процесс.

BPM-система позволяет автоматизировать процесс согласования не только плановых, но и непредвиденных отсутствий сотрудников на рабочем месте. Понимая, что не сможет прибыть вовремя, сотрудник с мобильного или компьютера запускает процесс согласования отсутствия – система автоматически уведомит руководителя и перестроит срочные бизнес-процессы, отправляя задачи не отсутствующему сотруднику, а замещающему его исполнителю.

При этом сам сотрудник получит задачу распечатать заявление на фактический период отсутствия (заявление уже сгенерировано и прикреплено к задаче), подписать и занести оригинал в отдел кадров. Чтобы обеспечить соблюдение этого требования, срок выполнение задачи ограничен. Как правило компании устанавливают период в три рабочих дня.

Пример процесса оформления отсутствия
Пример процесса оформления отсутствия

Что касается плановых отпусков, достаточно сложной задачей HR-департамента является формирование ежегодного графика. Особенно трудно это дается крупным предприятиям. С помощью BPM составить график отпусков, согласовать его и, более того, корректировать в течение года становится проще.

Пример процесса формирования графика отпусков
Пример процесса формирования графика отпусков

Система отправляет сотрудникам задачи о необходимости спланировать даты отпусков. Она автоматически рассчитывает лимиты имеющихся дней отпуска, работникам не нужно запрашивать эти сведения в кадровом отделе. Когда штат компании исчисляется сотнями и тысячами специалистов, только эта функция уже значительно упрощает процесс.

Задача выбрать время отпуска
Задача выбрать время отпуска

Система аккумулирует данные по всем сотрудникам компании, проверяет запланированные даты на возможность пересечений с «замещающими» специалистами. В случае совпадения дат, отправляет задачу с просьбой скорректировать даты отпуска. Сведения по отпускам утверждаются на уровне руководителей отделов, поступают в кадровую службу для формирования сводного графика отпусков.

График отпусков и дней отсутствия, сформированный в BPM-системе
График отпусков и дней отсутствия, сформированный в BPM-системе

Система автоматически проверяет график отпусков и выявляет сотрудников, которые выходят в отпуск в ближайшие две недели. Они получают соответствующие уведомления с просьбой оформить и передать заявление на отпуск в кадровую службу, либо скорректировать даты отпуска.

В небольших компаниях, которые не составляют ежегодный график отпусков, для эффективного управления отсутствиями бывает достаточно автоматизировать процесс подачи и согласования заявления на отгул или отпуск, с последующей передачей в кадровую службу.

Отправка заявки на отпуск по маршруту согласования
Отправка заявки на отпуск по маршруту согласования

Для удобства руководителей отделов, менеджеров проектов система предоставляет сводный отчет – кто из сотрудников отсутствует на рабочих местах, в какое время и по каким причинам. Это удобно для планирования работы, быстрого распределения задач.

Сведения о периодах отсутствия сотрудников
Сведения о периодах отсутствия сотрудников

Посмотрите запись трансляции, посвященной автоматизации процессов HR-департамента. Эксперты ELMA разбирают описанный нами материал, более детально рассказывают о процессах найма персонала, управления отсутствиями. Приводят много примеров моделей процессов и интерфейсов, с которыми непосредственно работают сотрудники после внедрения системы.

Кроме того, спикеры рассматривают процессы увольнения сотрудников, организации командировок, кадрового делопроизводства. Раскрывают возможности BPM по учету кадров, открытых вакансий и банка резюме.

Видеозапись онлайн-конференции

Вебинар «HR-сервис как у сына маминой подруги. Кадровые процессы без швов, обид и косяков»

26 апреля 2018, в 11:00 мск

О чем

Система ELMA автоматизирует бизнес-процессы HR-департамента — от поиска, приема, адаптации, обучения сотрудников до составления графиков отпусков, регистрации отгулов, больничных и командировок. Мы берем на себя рутину HR и освобождаем время на создание атмосферы в команде и воспитание корпоративной культуры. Что будет на вебинаре: — Сквозной HR-процесс — что это и почему это важно — Каталог внутренних сервисов компании — поворачиваемся лицом и душой к сотрудникам — Управление лояльностью сотрудников посредтством бизнес-процессов — Эффективное выстраивание и автоматизация работы HR-отделов Что вы получите, используя этот подход: — Простое управление HR-процессами без участия IT-отдела — Автоматическая генерация необходимых документовНабор готовых бизнес-процессов для гибкой настройки внутри компании — Легкая интеграция с корпоративными IT-решениями — Понятные и быстрые сервисы для сотрудников компании — Надежное хранение информации о сотрудниках для использования в процессах — Прочная связь с бизнес-процессами компании

В программе:
• Сквозной HR-процесс – что это и почему это важно?
• Каталог внутренних сервисов компании – поворачиваемся лицом и душой к сотрудникам.
• Управление лояльностью сотрудников через бизнес-процессы.
• Эффективное выстраивание и автоматизация работы HR-отделов.

Что вы получите, используя этот подход
• Простое управление HR-процессами без участия IT-отдела.
• Автоматическая генерация необходимых документов.
• Набор готовых бизнес-процессов для гибкой настройки внутри компании.
• Легкая интеграция с корпоративными IT-решениями.
• Понятные и быстрые сервисы для сотрудников компании.
• Надежное хранение информации о сотрудниках для использования в процессах.
• Прочная связь с бизнес-процессами компании.